文档不落地
日常办公企业网站不可避免会使用附件方式传递各种文档,我们通常是下载到本地磁盘并然后用office套件编辑它们。从数据生命周期视角看,文档被下载到设备磁盘仍然需要管理跟进,企业安全管理员对于数据保护的措施必须延伸到本地各种设备上,如果数据可以不落在本地设备上,问题就会简单得多。 日常工作模式: 洋葱头浏览器提供了一种“文档不落地“的方案,从网站下载的文档在下载过程中自动转存到企业的云空间,用户可以用洋葱头在线编辑文档。相较于日常工作模式,用户只需要下载一个洋葱头浏览器即可兼顾文档协作与数据保护。 1.配置步骤 1.1 添加业务网站 (1)打开洋葱头客户端,以团队管理员的身份进入控制台;(2)进入菜单【应用列表】->【网站应用】,点击“自建应用”,添加你要设置数据保护策略的业务网站;(3)添加成功。 字段 说明 示例 业务名称 业务网站的名称 内部文档管理 网站/IP地址 业务网站的域名或IP,需要在域名前面加上协议头,否则系统将默认通过HTTPS访问 http://192.168.30.75:9000/ 关联域名或IP - - 通过网关访问 - - 在新标签页中显示 此业务网站是否显示在成员的新标签页中 是 可见范围 此业务网站需授权的团队成员 全体成员 1.2 配置文档保护策略 (1)点击刚才创建的应用,进入【数据安全】;(2)在【文档附件】选中“七种文档类型下载时自动转存到团队存储空间”,勾选“其他类型的文档禁止下载”;(3)点击【提交】。 2.实际效果 2.1 处理常见文档类型 配置完策略后,成员在此业务网站下载附件(包括文档类型:.doc,.docx,.ppt,.pptx,.xls,.xlsx,.pdf),将不会落到设备本地,而是自动转存到团队存储空间。 上传到团队空间后,洋葱头浏览器支持对文档在线编辑。成员可以通过【在线文档-我的文档】编辑文档内容并实时保存。 如果团队内有文档协作的需求,成员可以通过文档分享来实现。 2.2 其他文档类型 如果业务网站的安全管理出现漏洞,有意者可能将恶意软件伪装成正常的附件供成员下载。看似正常的exe程序或zip文件可能会隐藏着恶意的程序或脚本。 经过本文【1.2 配置文档保护策略】,除常见的文档类型(包括:.doc,.docx,.ppt,.pptx,.xls,.xlsx,.pdf)外,管理员可以设置不允许成员在业务网站下载其他类型的附件。
R300A玩法操作指南
showVideo('video_win','XNTk0NjcxMDkyMA=='); function showVideo(winid,vid){ new YKU.Player(winid,{ client_id: '4f586c5b7bd1998e', vid: vid, show_related: false, autoplay: false }); }
数据安全
当企业员工身处异地,办公电脑不在身边而又需要处理紧急事务时,往往需要借助网吧或别人的电脑设备,若在陌生设备下载公司文件,可能存在一定的安全隐患。 除此之外,企业在办公过程中,往往需要安装多个软件,包括浏览器、本地office办公套件、终端安全工具等,数据资产管控并不便捷。 洋葱头提供数据不落地并支持即时编辑,员工在处理文档过程中可全程不落地存储,即文档在传输、处理、存储等各个环节均不直接保存在本地或终端服务器上,从而保障数据的安全性和可控性。 洋葱头通过文档转存团队空间、剪贴板文本、网页水印保护网站数据。 1. 文档附件 支持管理网站应用的文件下载行为。 (1)禁止所有下载 勾选后,目标网站的文件下载行为将被禁止。 (2)七种文档类型下载时自动转存到团队存储空间 该选项与【禁止所有下载】互斥,其中七种文档类型为:.doc,.docx,.ppt,.pptx,.xls,.xlsx,.pdf。 勾选后,这七种文档类型将允许成员下载,但文件不会下载至本地,而是自动转存至团队存储空间中。成员下载文档后,支持在侧边栏->在线文档中编辑。 (3)其他类型的文档禁止下载 该选项只有在选中【七种文档类型下载时自动转存到团队存储空间】时可以勾选。勾选后,除了常见的七种文档类型外,其他类型的文件如.exe, .zip将禁止下载。 2. 剪贴板文本 洋葱头可针对剪贴板内容进行加密,并根据策略控制是否在网站上解密。 (1)不设置。即不对剪贴板内容加密。 (2)当前网站复制时加密,仅在当前网站粘贴时解密。 以腾讯云为例,实际效果如下: 1.在腾讯云复制内容并粘贴,内容已解密。 2.在腾讯云复制内容,在其他网站粘贴,内容被加密处理。 (3)当前网站复制时加密,在所有业务网站粘贴时解密。 即在当前网站复制内容,仅针对洋葱头管理平台配置的“网站应用”进行剪贴板解密处理;非“网站应用”范围内的网站进行粘贴,均为加密后的效果。 (4)当前网站复制时加密,在所有网站粘贴时解密。 即仅在当前网站加密。在当前网站复制内容并粘贴时,为加密后的效果。而在其他网站粘贴,均为解密效果。 (5)当前网站禁止复制。禁止在当前网站执行复制操作。 3. 网页水印 管理员可以对网站应用设置网页水印,支持配置水印内容为姓名、手机号、邮箱地址、日期、设备名称、IP、MAC。并支持配置水印样式,具体支持配置水印文字字号、不透明度、水印旋转角度。 后台配置: 实际效果:
在线文档
洋葱头浏览器提供在线文档能力,在浏览器打开附件无需调用本地office办公软件,即可在线编辑。而文件则转存至团队存储空间,并不占用设备本地内存。 1. 配置文档不落地功能 (1)管理员在洋葱头管理平台-->【网站应用】中添加业务网站,应用需为启用状态; (2)文档协作成员在网站应用的可见范围内; (3)在应用策略->数据保护中勾选【七种文档类型下载时自动转存到团队存储空间】。 【点击查看数据保护帮助文档】 注意:目前仅支持七种常见文档类型的在线文档编辑,分别为.doc,.docx,.ppt,.pptx,.xls,.xlsx,.pdf。 2. 在线文档 (1)若团队的业务网站已配置文档不落地策略,成员在此网站中下载文档,文档将自动转存至团队存储空间。 (2)成员通过新标签页->在线转存的文档->查看更多进入团队的文档中转站,可以查看、在线编辑、下载、分享以及删除自己的文档。 3. 文档的分享授权 员工在内部业务网站下载的文档在一定程度上属于公司的资产,并且有可能涉及到公司的内部财务信息以及敏感资料。文档的分享授权功能可以有效防止公司的业务文档被随意转发。 3.1 配置文档分享策略 管理员可以在洋葱头控制台-系统配置-团队信息页面中配置文档分享授权的策略。 3.1.1 团队内部分享 在控制台中为文档分享授权配置以下属性: (1)团队内自由分享。 在团队的文档空间中,成员可以将业务文档随意分享给团队内的其他成员,不需要经过管理员的授权。 (2)团队内自由分享,但需要管理员审批。 成员可以将团队空间中的业务文档分享给团队内的其他成员,但需要先经过管理员的审批。 (3)禁止分享。成员禁止将团队空间中的业务文档分享给团队内的其他成员。 配置后,成员在团队文档空间中的分享行为将根据策略生效。 3.1.2 互联网上分享 (1)互联网上自由分享 成员可以以外部链接的形式将业务文档分享到互联网上,而不需要经过管理员的授权,非团队内的人员也能访问该文档。 (2)团队内自由分享,但需要管理员审批 成员可以以外部链接的形式将业务文档分享到互联网上,但需要先经过管理员的审批。 (3)禁止分享 成员禁止将团队空间中的业务文档分享到互联网上。 3.2 成员发起文档分享 3.2.1 分享给团队成员 成员通过新标签页->在线转存的文档->查看更多进入团队的文档中转站。进入菜单【我的文档】,在操作栏中点击“更多”按钮,选择“分享给团队成员”,编辑分享权限、分享配置与分享对象,即可发起分享。 字段 说明 权限 可以设置被分享者对于此文档的权限,包括仅阅读、可协同编辑、可下载。若设置为仅阅读,则被分享者只能查看文档,不具备编辑与下载权限。 有限期 即被分享者查看该文档的有效期,可设置为:1天、7天、30天、永久有效。有效期过后,被分享者将不能再打开此文档。 查看次数 即被分享者可查看该文档的总次数,可设置为:1次、3次、5次、不限制。被分享者查看该文档达到限制次数后,就算还在有限期内,也不能再打开此文档。 分享对象 即可以查看该文档的成员范围,支持针对部门、成员或全体成员发起分享。 3.2.2 分享到互联网 企业的协作中往往涉及上下游如供应商或合作伙伴等角色,他们的组织架构不在企业内部,但也有查看公司某类文档的需求。这时成员可以将文档以互联网链接的形式分享出去。 字段 说明 权限 目前外部人员通过链接打开该文档,仅支持阅读,暂不支持在线编辑与下载文档。 有限期 即该文档可查看的有效期,可设置为:1天、7天、30天、永久有效。有效期过后,打开文档链接将提示文档已过期。 查看次数 即该文档可查看的总次数,可设置为:1次、3次、5次、不限制。文档查看次数达到上限后,就算还在有限期内,也不能再打开此文档。 启用密码 若勾选启用密码,洋葱头将生成8位随机字母作为访问密码,打开文档链接需要正确输入密码才可以访问文档内容。 生成分享链接 点击此按钮,洋葱头将生成文档分享链接,点击复制即可获取分享链接与访问密码(若有)。 3.2.3 查看我分享的文档列表 打开洋葱头新标签页,进入文档中心,打开菜单【共享中心】->【我分享给别人】,可以查看“我”的分享记录,包含分享权限、分享对象、审批状态、分享时间等信息。 操作 说明 撤回 支持撤回分享操作。一旦撤回,被分享者将不能继续查看该文档。 中止 支持中止分享审批。若分享文档的申请在审批中,但计划有变不希望继续分享文档,可以点击中止,则审批流将中止。 复制链接 文档分享到互联网上后,可以在这里点击“复制链接”,即可获取分享链接与访问密码(若有)。 3.2.4 查看别人分享给我的文档列表 打开洋葱头新标签页,进入文档中心,打开菜单【共享中心】->【别人分享给我的】,可以查看团队内其他成员分享给我的在线文档。 3.3 管理员审批分享申请 以管理员身份进入文档中心,进入菜单【审批中心】,将展示成员发起的文档分享申请。管理员可以在操作列中同意或拒绝申请,拒绝后,此次文档分享将不会生效。 另一方面,发起分享申请的成员可以在【共享中心】查看文档的审批状态。
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