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橄榄邮全局通讯录——企业邮件管理的利器

新版本的橄榄邮管理引入了“部门架构”、“全局通讯录”与原来的群组充分结合使用。这样不仅方便了用户日常的收发邮件,而且提高了企业内部通讯的效 率,给用户带来的一种全新的通讯录体验。如果你使用过ms的exchange+outlook的邮件模式,将会发现橄榄邮的webmail的通讯录已经完 全具备同样的功能。橄榄邮的全局通讯录让员工根本不需要记忆公司内部同事的邮箱地址,所有邮件的发送过程将变的非常的简单易用。

一、 如何管理部门架构?

为了更清晰地对企业内部邮箱进行划分整理,因此橄榄邮引入了 [部门架构] 的概念。
在 [橄榄邮管理] 界面下,点击需要管理的橄榄邮域名,就可以看到有 [部门架构]。部门架构可以有无限的分级,以便于适合任何规模的企业使用。

1.如何添加部门结构?

选择 [添加部门],例如添加研发部、销售部、售后服务。
在添加的时候可以选择上级部门,如果没有则选择 [无]。

2.如何添加子部门?

如果一个部门下面,还细分了几个部门,那么在添加部门的时候选择上级部门,例如这里我们为销售部添加 [销售A组] 和 [销售B组]。

3.如何修改部门排序?

有些部门在发送邮件的频率比较高,如果排列在前面使用起来会比较方便。我们直接在该部门名称后点击上升和下降即可修改部门的排列顺序。如我们需要把研发部排在销售部前,那么只需要在研发部点击”上升”即可。

4.如何更改部门信息?

在该部门的相应操作项上点击 [更改],然后就可以对该部门的名称以及上级进行相应的修改。

5.如何删除部门?

在该部门的相应操作项上点击 [删除] 即可。如果含有子部门的则需要先把子部门删除掉。

二、 如何管理邮箱群组?

邮箱群组功能在中大性企业邮件管理中扮演着非常重要的角色,邮箱群组是多个邮箱的群体代号,同时也具有邮箱地址名称。发到此群组邮箱的邮件将被分发到他的所有邮箱成员中。

橄 榄邮提供邮箱群组功能,当你的邮箱用户数目增多时,通过橄榄邮邮箱群组管理能够更加方便快捷的管理你邮箱上的用户。使用橄榄邮邮箱群组可以批量的管理邮箱 用户、批量的设置邮箱用户信息并能以群组的形式群发邮件。你可以把你公司各部门的邮箱分成不同的群组来管理,例如人事部一组、财务部一组、技术部一组。当 你要向人事部全体员工发送邮件时,你可以直接选择人事组进行发送无须手工一个个的组人事组成员发送。使用橄榄群组管理功能,让你管理使用邮箱变得更加简 单。

群组与部门结构不同,例如我们可以建立一个经理组,把所有经理都放进去,这样以后如果需要发送邮件给全体经理的时候,则只需要选择这个群组即可。

三、 如何设置邮箱?

1.选择 [新增邮箱],新版本中比以前多了几个选项。

[所属部门]:选择员工所在的部门,便于你从橄榄邮的webmail快速检索到员工邮箱。
[通讯录排序]:如果你想把改用户排列的较前位置,则设置一个较小的的数值。(默认是0,可以设置负数。)这样你就可以把公司中职位高的员工排列在较前位置。
[在全局通讯录中显示]:如果你想把该邮箱放在全局通讯录中可见则勾上,如果不需要显示则不选择。例如:公司在邮件管理中经常会设置一些test或公共邮箱,而这些邮箱是没有必要显示在全局通讯录当中的。

四、 如何使用企业通讯录快速发送邮件?

登录到橄榄邮Web界面(www.olivemail.cn), 点击 [我的通讯录],选择收件人,在这里可以根据部门、邮箱地址、邮箱名称、类型来过滤显示。

例如我需要发送给销售部A组下的某些同事发送邮件,则在 [部门架构] 选择 [销售A组],然后选择需要收件人。

例如需要发送邮件给全体经理,在 [全局通讯录] 中选择 [所有群组],然后选择 [经理组] ,这样系统就会自动发送到经理组里面的所有成员。