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创建图度工作任务

图度企业办公系统是一款基于云端的完全免费的企业办公软件,在图度办公系统上可以随时随地安排工作 任务,随时随地汇报工作进度。创建图度就是创建一个工作任务,那么要如何创建工作任务呢?如何查看工作 进度呢?具体操作如下:

   
1、如何发布工作任务或公告等?

   
点击"创建图度",即可选择发布类型,包括图度(即任务)、图度组、讨论(包括投票调查)、公 告、会议、版块六种类型。其中讨论、公告、会议和版块需要开通权限才能显示。

   
创建图度,选择所属板块、主题、执行人、内容等信息后发送即可,还可以进行添加审批、添加抄送、添加密送、添加日期、添加分工等操作。若选择添加密送,可以秘密抄送图度给相关人员。

   

   
发布公告,选择所属板块、接收人、填写主题、内容等信息后,发送即可。也可以进行添加密送、添加顶置等操作。

   

   
2、如何接受任务和确认已完成的任务?

   
(1)当发起新任务时,任务执行人的图度talk上将会收到机器人提示,点击任务链接,进入图度任 务页面。

   

   
在任务页面,执行人需要在该任务页面先"接受"任务,才能更新任务进度。

     

   

   
(2)当任务进度执行到100%时,任务发起人的图度talk上将会收到机器人提示,点击任务链接,进入 任务页面。

   

   
发起人需要在该任务页面点击"确认",才算是完成任务。

   
注:若发起人在创建任务时未勾选"完成需确认",则系统会自动确认任务完成。

   

   
3、如何查看和更新任务进度?

   
1)点击进入某个具体任务的页面,在该页面的上方就会显示该任务的信息,包括执行人、抄送人、时间段、 耗时以及完成率等等。

   

   
2)在该任务页面内可对其任务进行"回复"、"转发"等操作,并可及时更新任务进度。

   

   
另外,若回复引用信息时,发送后,则会有个"点击展开"按钮。

   

   
"点击展开"后,可以展示回复引用的信息,"点击收缩"可以隐藏该信息。点击回复或引用的楼层,可以快速定位到该楼层进行信息查看。

   

   
3)在任务页面,还可以通过工作流程图来查看该任务的整体工作进度情况。

   

   
4、如何查看自己的各项任务状态?

   
登录图度平台后,平台的左侧导航栏显示各种任务状态,点击即可显示当前任务状态的所有任务列表 (如点击"图度箱"--显示与您相关并且正在进行中的任务列表;点击"已完成"---显示与您相关并且已完 成的任务列表)

   

   
5、如何发布具有重复周期特点的任务?

   
点击"创建图度",填写完任务内容后,可勾选任务模式(包括紧急,私密,提醒所有参与者、重复 周期、外部验证);当勾选重复周期任务时,即可自定义各种周期模式。

   

   
可以选择定期模式(按天、按周、按月)与重复范围。

     

   

   
6、如何发送多执行人任务?

   
1)、创建多执行人任务

   
登录图度后,点击"创建图度", 在"执行人"栏处可选择或输入多个执行人。如 下图:

   

     

    2)、查看多执行人任务

    进入任务页面后可查看跟踪每个执行人的执行状态、进度以及耗时。
(1)任务的总进度比例会平均分配给各个执行人,但任务未接受者或已拒绝 者不纳入统计范围;
(2)任务的总耗则为所有执行人的累计耗时合计。
(3)执行人回复任务、 更新耗时和任务进度时均显示在"跟踪"列表,执行人之间的任务进度互不影响。

    如下图:

   

     

     

    应用案例:

    案例一:统一提交采购需求任务

    企业内部采购时,都会从各部门收集采购需求,包括采购的种类、数量等,然后根据收集的需求进行统一 购买,传统都是由采购部门一个部门一个部门挨着去问的,但多执行人功能却可以帮你省掉麻烦。

     

    第一步---创建采购收集任务

    输入收集采购需求的主题,在执行人栏输入各个部门相关负责人,上传采购表模板,操作完毕后点击发送 即可生成采购收集任务。

     

   

     

    第二步---各部门提交采购需求

    各部门相关负责人收到任务后,即可在该任务上根据提供的模板提交自身部门的采购需求,提交完毕后更 新进度到100%。

   

   
发起人在采购需求任务页面可跟踪执行人的任务完成情况。

   

     

     

    案例二:工作日志任务

    根据各部门的工作性质,可能需要部员每天都提交工作日志,可以通过多执行人和周期任务结合来轻松完 成。

     

    第一步---创建日志任务

    在执行人栏输入需要提交工作日志的员工,设定开始和截止日期为今天,并且填写完相关内容后,勾选"重复周期"。

   

   
在重复周期页面中设定定期模式为每个工作日(周一到周五),发送后即可生成工作日志 任务。

   

   
第二步---回复日志

    该任务的所有执行人都可在该任务下进行回复,当填写完日志后,更新任务进度为100%即可。

   

   
发起人可以在工作日志任务页面看到每个成员的工作日志回复进度情况。

   

     

    第三步---系统自动重复生成任务

    当所有执行人都回复完日志,任务进度都为100%时,该任务自动结束,此时请查看你的图度箱,就可发现 系统已经自动帮你生产一个新的日志任务了,如此类推。这样就免去以传统的邮件方式来提交日志了。

   

   
7、如何将图度任务合并添加到图度组中?

   
超级管理员使用帐号和密码登录到图度后台,在权限--主题中将添加到图度组权限设置为允许。

   

   
这时在发起人和执行人的任务详细里,则会显示添加到组按钮,点击"添加到组"按钮。

   

   
在弹出的添加图度组的对话框中,选择要添加的图度组的分区和版块,点击确定后,即可将该任务以分工的形式添加到图度组中。

   


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